По повод годишнината на Archimed eDMS от Давид Холдинг предлагат специална отстъпка за дигитализация на бизнеса.

Преди три десетилетия концепцията за „офис без хартия“ звучеше по-скоро като смела бъдеща тенденция, отколкото като постижима бизнес цел.  Проследявайки развитието на Archimed eDMS обаче, виждаме как софтуерният дизайн, изграден върху реалните нужди на потребителя, продължава да бъде флагман на технологичните промени. Днес вече платформата е излязла от рамките на класическото дигитално архивиране, превръщайки се в “гръбнак” на административните процеси. „За тези 30 години разработките ни преминаха през фундаментална трансформация – от системи, които просто „подреждат“ файлове, до интелигентна среда, която диктува ритъма на работа в стотици организации. Развитието ни винаги е било реакция на обратната връзка от практиката“, споделиха от Давид Холдинг – българската технологична компания, която стои зад създаването и развитието на Archimed eDMS и вече три десетилетия задава стандартите в управлението на бизнес процесите и автоматизацията на документооборота у нас.

Как допълващите решения на Archimed диктуват новите стандарти в управлението?

Едно от основните предимства, които открояват Archimed eDMS е неговата модулна архитектура. Вместо „монолитен“ софтуер, който е труден за промяна, Давид Холдинг предлага екосистема от допълващи се решения. Модулите са проектирани като технологични надстройки, които се активират според специфичните нужди на организацията – независимо дали става въпрос за индустриално предприятие, финансова институция или общинска администрация.

„В днешната динамична среда е неефективно да се внедряват системи „всичко в едно“, които тежат на ИТ инфраструктурата с множество неизползвани функции. С допълващите решения на Archimed ние даваме на нашите клиенти точно тези инструменти, които са им необходими в момента, с готовност за мащабиране веднага щом бизнесът го изиска. Това е нашата концепция за „жива“ система, която расте заедно с организацията“, обясниха от Давид Холдинг.

Целта на тези модули е да затворят пълния цикъл на работа: от сигурността на входа и автоматизираното разпознаване на данни, през интеграцията с външни държавни регистри, до интелигентния финансов контрол. В следващите редове ще разгледаме детайлно инструментите, които превръщат стандартния документооборот в интелигентна бизнес среда.

Интеграция и автоматизиран обмен на данни

В основата на всяка модерна дигитализация стои способността на системите да си комуникират. Archimed API предоставя средствата, с които организацията може да интегрира eDMS платформата с всяко друго софтуерно решение (ERP, CRM или счетоводен софтуер). Чрез този интерфейс данните се извличат и създават автоматично в различните системи. „Интеграцията е нашето решение срещу ръчното въвеждане на данни. Когато една фактура или договор влезе в Archimed, тя автоматично трябва да „уведоми“ счетоводната система. Archimed API превръща това в реалност, елиминирайки човешките грешки почти напълно“, поясниха от компанията.

За организациите, които често оперират с данни на физически или юридически лица, модулът Archimed REGIX (Data Retrieval) е препоръчваното от компанията решение. Той осигурява автоматизирано извличане на информация от държавните регистри. Паралелно с това, Archimed Online Services позволява предоставянето на публични електронни услуги, при които гражданите и бизнесът могат да подават документи и след това да проверяват статуса им в реално време чрез Archimed WebCheck.

Киберсигурност и законово съответствие

Имайки предвид, че днес данните са най-ценният, но и най-уязвим актив, от Давид Холдинг са внедрили в Archimed eDMS подходи, които минимизират рисковете от външни атаки и вътрешни грешки. „За нас сигурността е много повече от просто поле за парола. Затова с Archimed 2FA добавяме задължителното второ ниво на автентикация, което гарантира, че достъпът до корпоративното знание остава под пълен контрол, дори при откраднати акаунти“, поясниха от Давид Холдинг.

Важен акцент тук е и модулът за проверка за зловреден код, действащ като интелигентен филтър „на прага“ на системата. Всеки документ – независимо дали е прикачен от служител или постъпва през външен портал – се сканира автоматично преди да бъде съхранен. „В ера на масирани хакерски атаки, при които един заразен файл може да парализира цяло предприятие, киберзащитата е задължителна застраховка за всеки корпоративен архив“, добавиха от екипа на компанията.

Законово съответствие и автоматизация на GDPR процесите

По отношение на нормативната уредба, фокусът пада върху Archimed GDPR. Модулът е проектиран като активен инструмент за управление на жизнения цикъл на данните, фокусиран върху специфичните процедури по заличаване на документи (Document Obliteration).

„Регламентът GDPR въведе „правото да бъдеш забравен“, което се оказва сериозен проблем за традиционните архиви. Нашето решение позволява на организациите да спазват стриктно регламента, като автоматизират процесите по анонимизиране или окончателно унищожаване на лични данни след изтичане на законовия срок. Така мениджмънтът може да бъде спокоен, че организацията е винаги в съответствие с актуалното законодателство, без да разчита на ръчни проверки“, обясниха от компанията.

Като допълнение системата поддържа детайлен журнал на всяко събитие (Audit Trail) т.е. всяко отваряне, редакция или изтриване на документ оставя незаличима следа. Това, комбинирано със защитата на неструктурираното съдържание чрез Archimed BLOBS Management, гарантира, че дори при огромни масиви от информация, сигурността и бързината на достъп остават балансирани. „Вярваме, че сигурността е процес, а не еднократно действие. Archimed предоставя инструментите, с които този процес да бъде автоматизиран и невидим за крайния потребител, но непоклатим пред потенциални заплахи“, категорични са от Давид Холдинг.

Финансова и техническа прецизност

За финансовите отдели модулите Archimed Finance и Payments API автоматизират следенето на падежи и плащания. Процесът се завършва от Archimed OCR технологията за оптично разпознаване, която буквално „чете“ сканираните документи и попълва данните в системата.

Специално за индустрията се открояват Archimed Technical Edition [IIoT] и модулът MRO (Maintenance, Repair, and Operations). „Един инженер няма време да рови в прашни папки за схеми на машини или технически паспорти. С Technical Edition той разполага с всичко на един клик разстояние, директно обвързано с поддръжката на съответния актив. Системата визуализира техническата документация в момента, в който тя е най-необходима – при авария или планирана профилактика“, разясниха от екипа на разработчика.

Модулът MRO издига това управление на следващо ниво, като обвързва документацията с реалните работни поръчки. Това включва:

• Превантивна поддръжка: Автоматично планиране на ремонти въз основа на експлоатационни цикли.
• Управление на резервни части: Свързаност между техническата нужда и наличността в склада.
• IIoT интеграция: Възможност за приемане на данни директно от сензорите на машините (Industrial Internet of Things).

„Интеграцията на IIoT в Archimed Technical Edition дава възможност на документооборота да „реагира“ на състоянието на машините. Когато сензор отчете нетипична вибрация или температура, системата автоматично може да генерира работна карта със съответните инструкции за ремонт. Това е истинският смисъл на Индустрия 4.0 – софтуерът да предвижда нуждите на техниката, преди те да са се превърнали в авариен проблем“, подчертаха от Давид Холдинг.

Защо Archimed eDMS работи на практика?

Екосистемата на Archimed е пример, че българският софтуерен инженеринг може да бъде конкурентен на световно ниво, когато залага на прагматизма. Системата поддържа всички официални комуникационни протоколи за електронен обмен (е-Обмен) и интеграция със системите на държавната администрация като Системата за електронен обмен на съобщения (СЕОС) и Системата за сигурно електронно връчване (ССЕВ) гарантирайки, че документооборотът на компанията ще е не само бърз, но и юридически неоспорим.

„В крайна сметка, целта ни е да помогнем на организациите да постигнат стабилност без излишни разходи. Нашата 30-годишнина е доказателство, че когато едно решение е правилно дефинирано спрямо нуждите на бизнеса, то може непрекъснато да се развива в съответствие с текущите потребности“, допълниха още от Давид Холдинг.

Тази статия на ДигиталнаИндустрия.bg е по материали на Инженер.bg.

Източник на снимковия материал: Давид Холдинг, ©Engineer.BG via Canva.com